Dalle
Linee guida per gli
archivi delle istituzioni scolastiche si evince che gli
archivi delle istituzioni scolastiche sono beni culturali fin
dall'origine (art.10, c.2-b D.lgs 42/2004, Codice dei beni culturali
e del paesaggio).1
La
legge provinciale del 28 giugno 2000, n. 12 e successive modifiche ed
integrazioni, relative all’autonomia delle istituzioni scolastiche,
ha conferito personalitá giuridica alle scuole ed ha esteso a tutte
la natura di ente pubblico. L’articolo 12 della Legge Provinciale
n. 17 del 13.12.1985 è applicabile alle scuole autonome come enti
pubblici, nel senso che in ogni scuola deve essere istituita una
Commissione di sorveglianza e di scarto di archivio.2
Il
termine archivio
indica3:
Il
complesso
dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (
magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti
pubblici, istituzioni private, famiglie o persone) durante lo
svolgimento della propria attività.
L'archivio
prodotto da un ente si suole chiamare:
archivio
corrente :
per la parte di documentazione reltiva agli affari incorso: in questa
fase i documenti sono usati prevalentemente per finalità
pratico-amministrative.
archivio
di deposito:
per la parte di documentazione relativa da affari esauriti, non più
occorrente agli affari in corso,ma non ancora destinata
istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione
da parte del pubblico.
archivio
storico :
per
la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, destinata-
previe operazioni di scarto- alla conservazione permanente.
Il
termine archivio indica:
il
locale in cui un ente conserva il proprio archivio corrente e di
deposito.
Il
termine archivio indica:
come
sinonimo di fondo.
Il
termine archivio indica:
L'Istituto
nel quale vengono conservati archivi di diversa provenienza.
Lo
scopo della conservazione è di tutelare i diritti dell’istituzione,
quelli del personale stabilmente o temporaneamente in servizio,
quelli degli allievi e quelli dei cittadini titolari di interessi
legittimi, e di consentire la ricerca storica. Gli archivi
scolastici, infatti, costituiscono un patrimonio archivistico di
insostituibile valore poiché conservano la memoria dell’attività
didattica nelle sue più specifiche articolazioni ed al contempo
consentono di ricostruire la storia culturale e sociale
dell’istruzione pubblica italiana sia in ambito locale sia
nazionale. 4
Le
linee guida regolamentano la vita di un archivio scolastico sia
corrente, che di deposito che storico. In questa sede si richiama il
punto 4 Consultazione
a scopi storici degli archivi corrente e di deposito.
I
Indipendentemente
dalla normativa sulla trasparenza amministrativa (la L.241/1990
presuppone,infatti che il richiedente l'accesso sia portatore di un
interesse giuridicamente rilevante), è possibile la consultazione a
scopi storici degli archivi correnti e di deposito della Pubblica
amministrazione (art. 124 D.lgs 42/2004), in quanto è dovere di
tutti i soggetti pubblici (non solo di quelli territoriali)
assicurare la pubblica fruizione del loro patrimonio culturale (art.
1, c.4 D.lgs 42/2004). La consultazione a scopi storici degli archivi
corrente e di deposito dell'Ente, è da esso regolata sulla base di
indirizzi generali, per i quali attualmente occorre riferirsi ai
principi ispiratori del Codice dei beni culturali e del paesaggio
(art.124 D.lgs 42/2004, cfr. altresì artt. 122-123). L'esercizio di
tale diritto con riferimento ai dati personali è disciplinato
dall'art. 122 D.Lgs 42/2004, che indica, per la libera consultabilità
dei dati di cui agli artt.20-21 D.Lgs.196/2003, il limite di quaranta
anni per dati personali sensibili quali convinzioni religiose o
politiche, origine razziale o etnica, sottoposizione a provvedimenti
di cui all'art.686 c.1 a-d, 2 e 3 del Codice di procedura penale
(iscrizioni nel casellario giudiziale), ecc. e di settanta anni se i
dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, o la vita sessuale o
rapporti riservati di tipo familiare. Qualora l'Ente detenga
documenti riservati per motivi di politica estera od interna, il
termine di non consultabilità per tali atti è di cinquanta anni
(art. 122, c.1-a D.lLgs 42/2004). Tale non consultabilità deve
essere dichiarata dal Ministero dell’Interno. Il Ministero
dell'Interno (cui va rivolta istanza tramite la Prefettura competente
per il luogo ove si trova l'archivio) può autorizzare la
consultazione a fini storici dei documenti contenenti dati Ministero
per i Beni e le attività Culturali Direzione Generale per gli
Archivi
http://www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti/archivi_scolastici.htm
pag. 6/11 di carattere riservato anche prima della scadenza dei
termini di legge (art.123, cc.1-3 D.lgs 42/2004). Qualora sia in tal
modo autorizzato il trattamento per scopi storici di documenti
contenenti dati personali, l'utilizzo ai medesimi fini deve essere
limitato a quelli "pertinenti e indispensabili" allo scopo
della ricerca, e pertanto potrebbe essere necessario fare citazioni
parziali rispetto al contenuto di un documento o utilizzazioni di
dati in forma aggregata rispetto a più documenti (art. 101 D.lgs
196/2003). I documenti conservano il loro carattere riservato anche
dopo l'autorizzazione (art.123, c.2 D.lgs 42/2004): ciò significa
che l'autorizzazione a consultare i documenti e a utilizzarne i dati
riservati non implica necessariamente il rilascio di riproduzioni
(cfr. Provvedimenti del garante 21 giu. e 13 ott. 1999). Condizione
essenziale per la liceità del trattamento (accesso compreso) dei
dati riservati è la sottoscrizione da parte del ricercatore di un
codice di deontologia (artt. 102 e 154 D.lgs 196/2003): quello per
trattamenti a scopi storici, originariamente pubblicato in Gazz. uff.
n.80 del 5/4/2001, p. 74, e quello per trattamenti a scopi statistici
e di ricerca scientifica in Gazz. uff. n. 230 dell' 1/2/2002, p.25,
sono ora entrambi allegati al D.lgs 196/2003. La violazione del
codice può essere sanzionata, se non in modo più grave, dal diniego
di ulteriori autorizzazioni, con effetto deterrente sui ricercatori.
La
normativa e le indicazioni necessarie per lo scarto degli archivi
scolastici in
provincia di bolzano sono
presenti alla
seguente pagina internet:
http://www.provincia.bz.it/intendenza-scolastica/scuole/scuole-comunicazioni-ministero-pubblica-istruzione.
1Ministero
per i Beni e le attività CulturaliDirezione Generale per gli
Archivi
http://www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti/archivi_scolastici.htm
2http://www.provincia.bz.it/intendenza-scolastica/scuole/scuole-comunicazioni-ministero-pubblica-istruzione
3P.Carucci,
Le fonti archivistiche:ordinamento e conservazione,La Nuova Italia
Scientifica 1995 pp.200-201
